Algo característico de unas décadas a la fecha es la falta de tiempo. 24 horas parecen ser insuficientes para cumplir con diversas tareas personales y profesionales por lo que es común escuchar: “lo siento, es que no tengo tiempo” o bien “es que no me alcanza el tiempo”.
Ya sea que te encuentres trabajando al 100% desde casa, en un sistema híbrido o bien presencial, es de enorme importancia aprender a administrar tu tiempo. Si consideramos que las personas son el activo más crítico que tienen las organizaciones en la actualidad, su eficiencia es vital.
Cualquier director o líder de proyecto necesita un buen manejo del tiempo, así como su equipo. Organizar cuántas horas, días o meses se le va a dedicar a cada etapa de un proyecto o actividad permitirá obtener diversos beneficios que van desde el cálculo de costos hasta los recursos necesarios para llevarlo a cabo. Aquí algunas recomendaciones.
Planifica tu tiempo
Esto significa establecer prioridades. Cuando se trata de una cuestión emergente el sentido de urgencia en ti y tus colegas es inevitable. Y aunque es común el decir “todo urge” es necesario catalogar las actividades por prioridades y tiempos realistas para su entrega. Es importante considerar qué pasos implica y si es algo que pueden hacer de manera individual o equipo, o si deben considerar el involucramiento de otras áreas o departamentos, ya se para autorizaciones, retroalimentación, entre otras. Ya que es tiempo que necesitarás de su parte.
De esta forma podrás jerarquizar de mejor manera tus prioridades, establecer metas y objetivos que te permitirán elaborar un plan para cumplir con ellas y definir cuántas horas o semanas se le van a dedicar.
Establece horarios para revisar tu correo
Así como tus redes sociales. Se estima que este año 4,030 millones de personas en todo el mundo están empleando el correo electrónico y los mexicanos destinan casi 3 horas y media al día en sus redes sociales. Realizar pausas laborales para dar respuesta a los correos hará más eficiente tu trabajo y evitará el estar constantemente dando respuesta a correos.
Ten un plan de trabajo
Para alcanzar una meta es necesario establecer la forma de alcanzarla y los pasos para llegar a ella. Cada actividad diaria te acercará más y más a tu objetivo, plantéala y síguela. Realizar una verificación de cómo se lleva a cabo el cumplimiento de las tareas del plan de trabajo te permitirá hacer los ajustes necesarios.
Quizás estimaste determinado tiempo para una tarea, pero en realidad requiere menos o más tiempo. La revisión ayudará a planificar y ejecutar mejor. También considera el delegar.
A veces no consideramos que hay otros miembros del equipo que pueden apoyarte en las actividades y con ello eficientizas mejor tu tiempo y haces más productivo el de la otra persona.
Emplea la motivación
De acuerdo con Brightline™, una iniciativa de Project Management Institute (PMI), que ayuda a los ejecutivos a reducir la brecha costosa e improductiva entre el diseño y la implementación de estrategias, la motivación puede considerarse el conducto de la ambición aplicada al logro deseado. Debido a que la motivación puede inspirar, alentar y estimular a las personas a lograr objetivos comunes, lo mejor es impulsar el éxito de un proyecto o cualquier tarea mediante la creación y el mantenimiento de un entorno motivador para todos los miembros del equipo. Ésto les brinda autonomía y a cambio los hace más responsables.
Evita postergar tareas
No retrases innecesariamente tareas que debes realizar. Procura ajustarte al tiempo que has asignado a cada tarea. Evita distracciones como conversaciones telefónicas, reuniones que no son productivas o navegar en internet si esto no es necesario para tu labor. Al apegarte al tiempo asignado y concentrarte serás más eficiente.
También se recomiendan los cursos o bien, kits de herramientas como Disciplined Agile (DA) de PMI que brinda una guía sencilla para ayudarte a ti, a tu equipo y a tu empresa a aumentar la efectividad. Disciplined Agile te permite elegir tu forma de trabajar para cada situación en que te encuentres. Te muestra cómo combinar de manera efectiva diversas estrategias y otros enfoques de manera adaptable y escalable que te ayudarán a un mejor manejo del tiempo y los recursos.
El tiempo es oro y bien invertido y distribuido te permitirá ser efectivo en tu trabajo y disfrutar también de tu vida personal.
También te puede interesar leer: Dare to learn es el hub de aprendizaje más grande de América Latina.
